Informace o zpracování osobních údajů

(čl. 12, 13 a 14 nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) č. 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES – obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

Škola zpracovává osobní údaje v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen GDPR) a dále v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, v platném znění.

Kontaktní údaje školy:

Název: Základní škola B. Němcové Dačice Sídlo: B. Němcové 213/V, 380 01 Dačice

IČO: 75000041

ID datové schránky: u9amknz

Kontaktní údaje na pověřence pro ochranu osobních údajů:

JUDr. Eva Škodová, tel. 384 401 282, poverenec@dacice.cz

Účel a právní titul zpracování osobních údajů

Škola zpracovává osobní údaje na základě právních titulů: plnění právní povinnosti správce, plnění smlouvy, plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, oprávněný zájem školy či třetí strany.

• Zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti správce

Účel zpracování přímo související s osobními údaji žáků a zákonných zástupců žáka.

Zpracování osobních údajů:

• ve školní matrice
  • při zápisu k povinné školní docházce
  • při odkladu povinné školní docházky
  • při přestupu žáka na jinou základní školu
  • v třídní knize
  • při vedení evidence omluvenek a žádostí o uvolnění žáka
  • při vedení evidence úrazů žáků
  • v rámci individuálního vzdělávání žáků
  • v rámci sociálně právní ochrany dětí
  • ve školní družině a školním klubu
  • při pořádání škol v přírodě, lyžařských kurzů, výletů a dalších mimoškolních akcí (příp. předání osobních údajů organizátorovi akce nebo poskytovateli služeb podmíněno dodržením povinností v souladu s ochranou osobních údajů)
  • v rámci činnosti školního poradenského pracoviště a poskytování podpůrných opatření žákům
  • při uvolňování žáka z hodin
  • v režimu školní jídelny
  • v rámci činnosti pedagogické rad
  • v souvislosti s poskytováním zájmového vzdělávání – školní kroužky
  • přijímací řízení na střední školy

Účel zpracování související s osobními údaji fyzických osob.

Zpracování osobních údajů:

• při vydávání opisů a stejnopisů vysvědčení
  • při vyřizování žádostí o informaci dle zákona č. 106/1999 Sb.
  • o členech školské rady
  • při vyřizování podnětů, stížností, petic

• v rámci vedení účetnictví školy

Účel zpracování přímo související s osobními údaji zaměstnanců školy a jiných fyzických osob.

Zpracování osobních údajů:

• v rámci vedení základní právní dokumentace školy
  • při vedení osobního spisu zaměstnance
  • v rámci předpracovních vztahů
  • v rámci vedení evidence úrazů a nemocí z povolání
  • při vedení mzdového účetnictví
  • při vedení evidence školení vč. BOZP a PO
  • při vedení evidence pracovní doby
  • při vedení evidence cestovních náhrad

•       Zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy:

Zpracování osobních údajů:

• zpracování smluv vč. doplňkové činnosti školy
  • v režimu školní jídelny
  • v souvislosti s poskytováním zájmového vzdělávání – školní kroužky

•       Zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu:

Zpracování osobních údajů, zveřejňování údajů a fotografií:

• v rámci prezentace školy (webové stránky, výroční zprávy, prezentace výtvarných děl,…)

•       Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce či třetí strany:

Zpracování osobních údajů:

• evidence návštěv při vstupu do budovy – oprávněný zájem na ochraně majetku a bezpečí žáků školy
  • kamerový systém – oprávněný zájem na ochraně majetku a bezpečí žáků školy
  • u osob oprávněných vyzvedávat žáka ze školní družiny – oprávněný zájem na ochraně a bezpečí žáka školy

 Zvláštní (citlivá) kategorie osobních údajů                                                                                                 

Škola zpracovává zvláštní kategorie osobních údajů žáků a zaměstnanců školy v následujícím rozsahu.

•       Zpracování zvláštních kategorií osobních údajů žáků:

Škola zpracovává zvláštní kategorie osobních údajů žáků, zejm. údaje o zdravotním stavu žáků, údaje o znevýhodnění dítěte (mentální, tělesné, zrakové nebo sluchové postižení, závažné vady řeči, závažné vývojové poruchy učení, závažné vývojové poruchy chování, souběžné postižením více vadami nebo autismem), údaje uvedené v doporučení školských poradenských zařízení, posudky poskytovatelů zdravotních služeb.

Škola zpracovává tyto údaje pouze na základě zákonného zmocnění (zejm. § 28 odst. 2 písm. f), g) zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (dále jen školský zákon); § 9 zákona č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví; vyhlášky MŠMT č. 107/2005 Sb., o školním stravování; vyhláška MŠMT č. 64/2005 Sb., o evidenci úrazů dětí, žáků a studentů), v platném znění všech právních předpisů.

Škola tyto údaje zpracovává na základě právního titulu uvedeného v čl. 9 odst. 2 písm. b) GDPR – zpracování je nezbytné pro účely plnění povinností a výkon zvláštních práv správce nebo subjektu údajů v oblasti pracovního práva a práva v oblasti sociálního zabezpečení a sociální ochrany, pokud je povoleno právem Unie nebo členského státu nebo kolektivní dohodou podle práva členského státu, v němž se stanoví vhodné záruky týkající se základních práv a zájmů subjektu údajů.

•       Zpracování zvláštních kategorií osobních údajů zaměstnanců:

Škola zpracovává zvláštní kategorie osobních údajů zaměstnanců, zejm. údaje o zdravotní způsobilosti a zdravotním stavu.

Škola zpracovává tyto údaje pouze na základě zákonného zmocnění (zejm. zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce; zákon č. 563/2004 Sb., o pedagogických pracovnících; zákon č. 373/2011, o specifických zdravotních službách; vyhláška MZCR č. 79/2013 Sb., o provedení některých ustanovení zákona č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách), v platném znění všech právních předpisů.

Škola tyto údaje zpracovává na základě právního titulu uvedeného v čl. 9 odst. 2 písm. b) GDPR – zpracování je nezbytné pro účely plnění povinností a výkon zvláštních práv správce nebo subjektu údajů v oblasti pracovního práva a práva v oblasti sociálního zabezpečení a sociální ochrany, pokud je povoleno právem Unie nebo členského státu nebo kolektivní dohodou podle práva členského státu, v němž se stanoví vhodné záruky týkající se základních práv a zájmů subjektu údajů.

 Zdroj získávání osobních údajů                                                                                                   

Škola získává osobní údaje zejména od subjektu údajů.

Škola může získávat osobní údaje od jiného subjektu než subjektu údajů, ovšem pouze na základě oprávnění stanoveného zvláštními právními předpisy, např. v případě přestupu žáka (původní škola poskytuje nové škole kopii dokumentace ze školní matriky), nebo v případě spolupráce se školskými poradenskými pracovišti.

 Poskytování osobních údajů                                                                                                             

Osobní údaje mohou být předány pouze na základě oprávnění uvedeného ve zvláštním právním předpisu nebo s prokazatelným souhlasem subjektu údajů.

 Zajištění ochrany osobních údajů                                                                                                     

Osobní údaje jsou pod stálou fyzickou, organizační i technickou kontrolou. Škola disponuje technickými, bezpečnostními a organizačními opatřeními, jimiž je zajištěna ochrana zpracovávaných údajů před neoprávněným přístupem nebo přenosem, před jejich ztrátou nebo zničením, jakož i před jiným možným zneužitím.

 Lhůta ke zpracování osobních údajů                                                                                                

Dokumenty obsahující osobní údaje jsou uchovávány dle skartačních lhůt nastavených spisovým a skartačním řádem školy. Po uplynutí skartačních lhůt jsou osobní údaje buď skartovány, nebo předány k archivaci. Podrobnější stanovení lhůt k likvidaci naleznete v odkazech na jednotlivé agendy.

 Práva subjektu údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů                                           

Uplatnit svá práva může subjekt údajů písemně na adrese školy, elektronicky do datové schránky školy, nebo osobně u ředitelky školy.

•       Právo na přístup k osobním údajům

Subjekt údajů má právo požadovat po škole, aby mu sdělila informaci o tom, zda zpracovává osobní údaje, které se ho týkají. Pokud škola osobní údaje zpracovává, má subjekt údajů právo tyto osobní údaje a informace o zpracování obdržet.

Informaci ve stanoveném rozsahu (čl. 15 GDPR), případně kopii zpracovávaných osobních údajů, vyhotoví škola bez zbytečného odkladu, maximálně do 30 dnů, ve zvlášť složitých případech až do 90 dnů od obdržení žádosti. Informace bude předána subjektu údajů v písemné podobě osobně, případně doručena do datové schránky nebo prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, nebude-li výslovně dohodnut jiný způsob doručení. Poskytnutí informace je bezplatné, ovšem pokud by ze strany subjektu údajů docházelo ke zneužívání tohoto práva, například prostřednictvím opakovaných žádostí uplatňovaných krátce po sobě, je

možné žádostem nevyhovět, případně za ně požadovat přiměřený poplatek za vynaložené administrativní náklady.

•       Právo na opravu osobních údajů

Subjekt údajů může požádat o opravu osobních údajů, které se ho týkají, v případě, že jsou nepřesné nebo neúplné. Po obdržení žádosti škola bezodkladně omezí zpracování osobních údajů do doby ověření jejich správnosti a provedení případné opravy.

Po ověření, případně opravení osobních údajů, škola bezodkladně, maximálně do 30 dnů, ve zvlášť složitých případech až do 90 dnů od obdržení žádosti, informuje subjekt údajů o tom, že byla ověřena správnost osobních údajů, případně provedena oprava, omezení zpracování bude zrušeno a ve zpracování osobních údajů bude škola dále pokračovat. Informace bude předána subjektu údajů v písemné podobě osobně, případně doručena do datové schránky nebo prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, nebude-li výslovně dohodnut jiný způsob doručení. Poskytnutí informace je bezplatné, ovšem pokud by ze strany subjektu údajů docházelo ke zneužívání tohoto práva, zejm. pokud by žádosti byly zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, je možné žádostem nevyhovět, případně za ně požadovat přiměřený poplatek za vynaložené administrativní náklady.

•       Právo na výmaz osobních údajů

Subjekt údajů může požadovat po škole, aby vymazala jeho osobní údaje a dále je neuchovávala. Škola vymaže osobní údaje za následujících podmínek:

• pokud je již nepotřebuje pro účel, za kterým je shromáždila
  • pokud jsou osobní údaje zpracovávány na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů a subjekt údajů souhlas odvolá
  • pokud subjekt vznese námitku proti zpracování osobních údajů a při posouzení vyjde najevo, že v konkrétní situaci převažuje zájem subjektu údajů nad zájmem správce na zpracování osobních údajů
  • pokud škola zpracovává osobní údaje protiprávně.

Škola nevymaže osobní údaje, pokud je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti nebo pro splnění úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je škola pověřena, případně jsou-li splněny další podmínky z výjimky práva na výmaz dle čl. 17 odst. 3 GDPR.

O provedení (neprovedení) výmazu informuje škola subjekt údajů bezodkladně, maximálně do 30 dnů, ve zvlášť složitých případech až do 90 dnů od obdržení žádosti. Informace bude předána subjektu údajů v písemné podobě osobně, případně doručena do datové schránky nebo prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, nebude-li výslovně dohodnut jiný způsob doručení. Poskytnutí informace je bezplatné, ovšem pokud by ze strany subjektu údajů docházelo ke zneužívání tohoto práva, zejm. pokud by žádosti byly zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, je možné žádostem nevyhovět, případně za ně požadovat přiměřený poplatek za vynaložené administrativní náklady.

•       Právo na omezení zpracování

Subjekt údajů může požádat školu, aby omezila zpracování osobních údajů, které se ho týkají, a to

v následujících případech:

• subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby škola mohla přesnost osobních údajů ověřit
• zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití
• škola již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků
• subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody školy převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.

O omezení zpracování osobních údajů škola bezodkladně, maximálně do 30 dnů, ve zvlášť složitých případech až do 90 dnů od obdržení žádosti, informuje subjekt údajů. Informace bude předána subjektu údajů v písemné podobě osobně, případně doručena do datové schránky nebo prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, nebude-li výslovně dohodnut jiný způsob doručení. Poskytnutí informace je bezplatné, ovšem pokud by ze strany subjektu údajů docházelo ke zneužívání tohoto práva, zejm. pokud by žádosti byly zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, je možné žádostem nevyhovět, případně za ně požadovat přiměřený poplatek za vynaložené administrativní náklady.

Pokud pominou důvody pro omezení zpracování, škola omezení neprodleně zruší. O zrušení omezení bude škola subjekt údajů dopředu bezodkladně informovat.

•       Právo na přenositelnost údajů

Subjekt údajů může toto právo uplatnit pouze v případě, že je zpracování osobních údajů prováděno automatizovaně a zároveň je založeno na souhlasu subjektu údajů nebo na plnění smlouvy. Subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl škole, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu správce, kterému byly osobní údaje poskytnuty, bránil.

•       Právo vznést námitku

Subjekt údajů má právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů na základě právního titulu oprávněného zájmu a plnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci. Jakmile škola námitku proti zpracování obdrží, bez zbytečného odkladu omezí zpracování osobních údajů subjektu údajů, jež námitku podal a námitku posoudí. V rámci posouzení námitky musí škola prokázat, že má pro zpracování závažné oprávněné důvody, které převažují na zájmy a svobodami subjektu údajů – tzv. balanční test. V případě, že škola prokáže oprávněné důvody zpracování, je oprávněna osobní údaje dále zpracovávat; pokud škola oprávněné důvody neprokáže, musí zpracování osobních údajů ukončit.

O výsledku řízení informuje škola subjekt údajů bezodkladně, maximálně do 30 dnů, ve zvlášť složitých případech až do 90 dnů od doručení žádosti. Pokud škola prokáže oprávněné důvody pro zpracování osobních údajů, informuje zároveň subjekt údajů o ukončení omezení zpracování osobních údajů. Informace bude předána subjektu údajů v písemné podobě osobně, případně doručena do datové schránky nebo prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, nebude-li výslovně dohodnut jiný způsob doručení. Poskytnutí informace je bezplatné, ovšem pokud by ze strany subjektu údajů docházelo ke zneužívání tohoto práva, zejm. pokud by námitky byly zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, je možné jim nevyhovět, případně za ně požadovat přiměřený poplatek za vynaložené administrativní náklady.

•       Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Subjekt údajů může kdykoli odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů. Odvoláním souhlasu ztrácí škola právní titul pro zpracování osobních údajů a subjektu údajů vzniká právo na výmaz osobních údajů. Škola na základě uplatnění tohoto práva vyhledá a vymaže všechny osobní údaje zpracovávané na základě odvolaného souhlasu.

•       Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Subjekt údajů se může obrátit na dozorový úřad se stížností, pokud se domnívá, tedy má důvodné podezření, že při zpracování osobních údajů dochází k porušení GDPR.

 Definice – základní pojmy užívaných v oblasti ochrany osobních údajů                                                        

• osobní údaj – veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě; identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby

• subjekt údajů – subjektem údajů je fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují;
• správce – fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů
• zpracovatel – fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce
• příjemce – fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty
• zpracování osobních údajů – jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení
• zvláštní kategorie osobních údajů – údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, a zpracování genetických údajů, biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údajů o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby.